LOG005R04 - Solicitação de Prestação de contas de pagamento de taxas de inscrições em eventos no País

OBJETIVO 

SolicitaçãoDescrever destinadaa aossolicitação de prestação de contas de pagamento de taxas de inscrição em eventos no País para servidores que desejam solicitarencaminhar oa prestação de contas de pagamento de taxas de inscrição em eventos no País e que necessitamnecessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

PÚBLICO ALVO 

Solicitantes Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

LEGISLAÇÃO

A solicitação de diárias e/ou passagens deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidadesanuidades.

DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DIÁRIASPAGAMENTO E/OUDE PASSAGENSTAXAS DE INSC

• • Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc)

  DeclaraçãoObservações Gerais:

   

  1- No caso de vínculopreenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.
  2- As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de logística com aantecedência UFPB

• Cartamínima de aceite10 ou(dez) outrosdias documentosda que comprovem a inscriçãorealização do interessadoevento
  3- no evento

• Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível

• Documento que comproveQuando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.
  4- A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a serconfirmação pagoda inscrição na inscrição

  instituição
promovente.
5-

• Documento que comprove que os organizadores do evento aceitam a nota de empenho como forma deO pagamento da inscrição

somente
• ocorrerá

  Certidão negativa relativaapós a tributosparticipação federaisdo servidor no evento, salvo exceções devidamente justificadas. A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e certidãomatrícula desiape regularidadedo paraparticipante, juntamente com o FGTS,processo ambasque relativasdeu aoorigem CNPJà da empresa organizadora do eventosolicitação.

ATENÇÃO | A PARTIR DE UMA 3º (TERCEIRO/A) SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM UM MESMO EVENTO, DEVERÁ SER ENCAMINHADA PARA O/A DIRIGENTE DA UNIDADE UMA JUSTIFICATIVA DA DEMANDA.

DESCRIÇÃO DO PROCESSO

1. Preparar documentação para submissão, seja para servidor ou discente

2. Realizar solicitação ao setor de Logística

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2. ManualPreparar documentação para submissão

Solicitação para servidor ou discente: 1- Nota emitida pela organizadora do evento 2- Documentos que comprovem o objetivo da viagem, como lista de Procedimentopresença SOL001R00e/ou certificados, entre outros que venham a comprovar a realização das atividades previstas 3- Justificativa de prestação de contas fora do prazo (se necessário); 4- canhotos de embarque e/ou comprovante de check-in via internet

Prestação de contas (apenas diárias): 1- Relatório de viagem 2- Declaração de atesto da nota fiscal, que deverá seguir o padrão do documento anexo à Instrução Normativa, sendo assinado pela coordenação do curso, pelo diretor de centro ou pela chefia imediata do supervisor 3- Certificado ou declaração de participação no evento 4- O setor interessado deverá preencher ainda o relatório de acompanhamento da execução, anexo à Instrução Normativa

3. Consultar 3.Manual de Procedimento SOL001R00

4. Avaliação da documentação pelo setor de Logística 

4.5. Informar decisão ao solicitante

• Aprovada: Cadastrar requisiçãosolicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Realizar pesquisa de satisfação junto ao requerente; Solicitar correções das inadequações; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

6. 

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

 

7. Encaminhar para correções:Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

FLUXOGRAMA

NOTA DE RODAPÉ

(1) O solicitante deve atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento de taxa de inscrição em evento no País

• No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias

• As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de logística com antecedência mínima de 10 (dez) dias da realização do evento

• Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente

• A nota de empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição da instituição promovente

• O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a participação do servidor no evento, salvo exceções devidamente justificadas. A nota fiscal / recibo / fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula siape do participante juntamente com o processo que deu origem à solicitação

(2) O requerente pode receber questionário para avaliar sua satisfação com o atendimento da  pesquisa de satisfação.

EXPEDIENTE

Elaborado por:	Camila Florentino Serapião
Data de Elaboração:	29/06/2021
Código do procedimento:	LOG002R06
Número da revisão:	04
Setor:	Logística (Assessoria de Planejamento do CT)
Responsável	Lindalva Regina da Nóbrega Vale
Contato:	lindalva@ct.ufpb.br
Telefone:	(83) 3216-7118
Abrir solicitação:	Solicitar Pagamento de taxa de inscrição em eventos no País