LOG005R04 - Solicitação de Prestação de contas de pagamento de taxas de inscrições em eventos no País
OBJETIVO
Descrever a solicitação de prestação de contas de pagamento de taxas de inscrição em eventos no País para servidores que desejam encaminhar a prestação de contas de pagamento de taxas de inscrição em eventos no País e que necessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.
PÚBLICO ALVO
Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.
LEGISLAÇÃO
A solicitação de diárias e/ou passagens deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE PAGAMENTO DE TAXAS DE INSC
-
Observações Gerais:
DESCRIÇÃO DO PROCESSO
1-1. Preparar documentação para submissão
2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00
3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística
-
Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Realizar pesquisa de satisfação junto ao requerente; Solicitar correções das inadequações; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.
-
Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação
-
Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada
FLUXOGRAMA
NOTA DE RODAPÉ
(1) O solicitante deve atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento de taxa de inscrição em evento no País
-
No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.
2- -
As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de logística com antecedência mínima de 10 (dez) dias da realização do evento
3- -
Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.
4- -
A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.
5- -
O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a participação do servidor no evento, salvo exceções devidamente justificadas. A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula siape do participante, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.
DESCRIÇÃO DO PROCESSO
1. Realizar solicitação ao setor de Logística
2. Preparar documentação para submissão
Solicitação para servidor ou discente: 1- Nota emitida pela organizadora do evento 2- Documentos que comprovem o objetivo da viagem, como lista de presença e/ou certificados, entre outros que venham a comprovar a realização das atividades previstas 3- Justificativa de prestação de contas fora do prazo (se necessário); 4- canhotos de embarque e/ou comprovante de check-in via internet
Prestação de contas (apenas diárias): 1- Relatório de viagem 2- Declaração de atesto da nota fiscal, que deverá seguir o padrão do documento anexo à Instrução Normativa, sendo assinado pela coordenação do curso, pelo diretor de centro ou pela chefia imediata do supervisor 3- Certificado ou declaração de participação no evento 4- O setor interessado deverá preencher ainda o relatório de acompanhamento da execução, anexo à Instrução Normativa
3. Consultar Manual de Procedimento SOL001R00
4. Avaliação da documentação pelo setor de Logística
5. Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Realizar pesquisa de satisfação junto ao requerente; Solicitar correções das inadequações; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.
6. Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação
7. Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada
FLUXOGRAMA
NOTA DE RODAPÉ
(1) O solicitante deve atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento de taxa de inscrição em evento no País
No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessáriasAs solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de logística com antecedência mínima de 10 (dez) dias da realização do eventoQuando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigenteA nota de empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição da instituição promoventeO pagamento da inscrição somente ocorrerá após a participação do servidor no evento, salvo exceções devidamente justificadas. A nota fiscal / recibo / fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula siape do participante juntamente com o processo que deu origem à solicitação
(2) O requerente pode receber questionário para avaliar sua satisfação com o atendimento da pesquisa de satisfação.
EXPEDIENTE
|
Elaborado por: |
Camila Florentino Serapião |
|
Data de Elaboração: |
29/06/2021 |
|
Código do procedimento: |
LOG002R06 |
|
Número da revisão: |
04 |
|
Setor: |
Logística (Assessoria de Planejamento do CT) |
|
Responsável |
Lindalva Regina da Nóbrega Vale |
|
Contato: |
lindalva@ct.ufpb.br |
|
Telefone: |
(83) 3216-7118 |
|
Abrir solicitação: |