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LOG009 - Solicitação e Prestação de contas para hospedagem

I. Objetivo

A Solicitação ou prestação de contas para hospedagem destina-se a quem vai se deslocar ou se deslocou para a cidade de João Pessoa a serviço da UFPB para realizar atividades acadêmicas e/ou técnicas, desde que não recebam diárias por qualquer órgão público em caráter eventual ou transitório.


II. Público-alvo

Solicitantes se deslocarão para a cidade de João Pessoa a serviço da UFPB para realizar atividades acadêmicas e/ou técnicas, em que sua Hospedagem será custeada pela Instituição e necessitarão realizar a prestação de contas após a realização da atividade.


III. Abrir solicitação

Solicitar Prestação de contas para hospedagem.


IV. Legislação 

A solicitação e prestação de contas para hospedagem deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 01, de 04 de agosto de 2015 da PRA/UFPB no que diz respeito a Regulamentação da solicitação, autorização, concessão e pagamento de hospedagem no âmbito da Universidade Federal da Paraíba.


V. Documentação necessária para Solicitação ou Prestação de Contas para Hospedagem

Solicitação de pagamento para hospedagem:

  • Formulários de solicitação de hospedagem (doc) devidamente preenchidos e assinados pelo interessado e pelo Ordenador de Despesa do Centro;

  • Comprovação do evento: carta de aceite, confirmação de inscrição, convite e/ou folder ou cronograma do fórum/reunião/palestra/seminário/congresso, plano de trabalho ou projeto de viagem;

  • Documento de identificação com foto e assinatura;

  • Justificativa para solicitações de hospedagem quando iniciadas a partir de sexta-feira, bem como que incluam sábados, domingos e feriados serão expressamente justificadas, detalhando-se a necessidade da participação pessoal do beneficiado, com a aprovação do proponente.

Prestação de contas de hospedagem:

  • Relatório de hospedagem padrão (doc) devidamente assinado pelo proposto e pela chefia imediata, contemplando as atividades desenvolvidas e os objetivos alcançados;

  • Certificado de participação em cursos, eventos, palestras, seminários, etc.


VI. Descrição do Processo

1. Preparar documentação para submissão: Consultar Nota de Rodapé (1);

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001;

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística;

4. Informar decisão ao solicitante;

  • Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Informar ao requisitante e Arquivar a solicitação;

  • Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação;

  •  

    Aprovada com restrições: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada;

5. Fim.


 
VII. Fluxograma



VIII. Nota de Rodapé

(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada, apresentada no "item V" e atentar-se as informações necessárias para solicitação e Prestação de contas para hospedagem:

  • Não é devida a hospedagem quando as despesas extraordinárias com estadia, alimentação e locomoção forem custeadas integralmente pelo pagamento de diárias;

  • A requisição deverá ser feita com antecedência mínima de 10 (dez) dias;

  • A requisição de hospedagem em grupo (mais de 10 apartamentos) deverá ser feita com antecedência mínima de mínimo de 30 dias;

  • As propostas de concessão de hospedagem, quando iniciadas a partir da sexta-feira, bem como as que incluam sábados, domingos e feriados, serão expressamente justificadas, detalhando-se a necessidade da participação pessoal do beneficiado, com a aprovação do proponente;

  • O prazo para prestação de contas é de (05) cinco dias corridos, contados do retorno da viagem;

  • O proposto com prestação de contas pendente não terá outra solicitação de hospedagem aprovada;

  • Na impossibilidade do colaborador eventual apresentar a prestação de contas, a responsabilidade será da Unidade Concedente.


IX. Expediente

Elaborado por:

Camila Florentino Serapião

Data de Elaboração:

20/08/2021

Data da Revisão:

21/11/2022

Código do procedimento:

LOG009

Número da revisão:

11

Setor:

Logística (Assessoria de Planejamento do CT)

Responsável:

Lindalva Regina da Nóbrega Vale

Horário de funcionamento:

07h:00min às 16h:00min

Contato:

lindalva@ct.ufpb.br

Telefone:

(83) 3216-7118

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