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LOG006R07 - Solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

I. OBJETIVO 

Descrever a solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior para os servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior e que necessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

II. PÚBLICO ALVO 

Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.


III. LEGISLAÇÃO

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.


IV. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE PAGAMENTO DE TAXAS DE INSCRIÇÃO EM EVENTOS NO EXTERIOR

Solicitação para servidores ou discentes:
  • Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.
  • Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)
  • Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento
  • Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível
  • Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.
  • Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)
  • Folder do evento

ATENÇÃO | AS ASSINATURAS DOS DOCUMENTOS SOLICITADOS PODERÃO SER EM FORMATO DIGITAL E DEVEM SER RECOLHIDAS NO MOMENTO DE ABERTURA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO, SENDO IMPRESCINDÍVEL INCLUIR A INDICAÇÃO DA CÉLULA ORÇAMENTÁRIA RESPONSÁVEL PELO PAGAMENTO DA DESPESA.

Prestação de contas:
 

ATENÇÃO | APÓS RETORNAR DO EVENTO, O SOLICITANTE DEVERÁ ENCAMINHAR AO SETOR DE LOGÍSTICA O COMPROVANTE DE PARTICIPAÇÃO OU DE PUBLICAÇÃO DO TRABALHO PARA QUE SEJA ENCERRADO O PROCESSO. CASO CONTRÁRIO, FICARÁ IMPOSSIBILITADO DE REQUERER UMA NOVA INSCRIÇÃO NO FUTURO, ALÉM DE DEVOLVER O VALOR DA INSCRIÇÃO AO ERÁRIO.


V. DESCRIÇÃO DO PROCESSO

1. Preparar documentação para submissão (Servidor ou discente): Consultar Nota de Rodapé (1)
2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00
3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística
4. Informar decisão ao solicitante
Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.
Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação
Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

VI. FLUXOGRAMA


VII. NOTA DE RODAPÉ

(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior:
(1) O solicitante deve atentar-se a documentação necessária para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior apresentada no "item IV".
(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada apresentada no "item IV" e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior: 
  • No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.
  • As solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria de Comércio Exterior com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.
  • Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.
  • A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.
  • O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.
  • A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula Siape do Proposto, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.
(2) O requerente pode receber questionário para avaliar sua satisfação com o atendimento da  pesquisa de satisfação.


VIII. EXPEDIENTE

Elaborado por:

Camila Florentino Serapião

Data de Elaboração:

06/08/2021

Código do procedimento:

LOG006R07

Número da revisão:

07

Setor:

Logística (Assessoria de Planejamento do CT)

Responsável

Lindalva Regina da Nóbrega Vale

Contato:

lindalva@ct.ufpb.br

Telefone:

(83) 3216-7118

Abrir solicitação:

Solicitar Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos no Exterior


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