LOG006 - Solicitação de Pagamento e Prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

I. Objetivo

Descrever a solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior.

II. Público-alvo

Servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior.

III. Abrir solicitação

Solicitar Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos no Exterior.

IV. Legislação

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.

V. Documentação necessária para Solicitação de Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxas de Inscrição em eventos no exterior 

Solicitação para servidores ou discentes:

Formulário de Solicitação de Taxa de Inscrição em Eventos no Exterior (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro;

Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins);

Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento;

Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível;

Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis;

Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento);

Folder do evento.

As assinaturas dos documentos solicitado poderão ser em formato digital e devem ser recolhidas no momento de abertura do processo administrativo, sendo imprescindível incluir a indicação da célula orçamentária responsável pelo pagamento da despesa.

Prestação de contas:

Após retornar do evento, o solicitante deverá encaminhar ao setor de logística o comprovante de participação ou de publicação do trabalho para que seja encerrado o processo. Caso contrário, ficará impossibilitado de requerer uma nova inscrição no futuro, além de devolver o valor de inscrição ao erário.

VI. Descrição do Processo

1. Preparar documentação para submissão: Consultar Nota de Rodapé (1);

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | SOL001 - Solicitação de Atendimento Online ao site do Centro de Tecnologia;

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística;

4. Informar decisão ao solicitante;

• Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Informar ao requisitante e Arquivar a solicitação;

• Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação;

•  

  Aprovada com restrições: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada;

5. Fim.

VII. Fluxograma

VIII. Nota de Rodapé

(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada apresentada no "item V" e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior: 

• No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias;

• As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de Logística com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento;

• Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente;

• A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente;

• O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.
  

IX. Expediente

Elaborado por:	Camila Florentino Serapião
Data de Elaboração:	06/08/2021
Data da Revisão:	28/11/2022
Código do procedimento:	LOG006
Número da revisão:	11
Setor:	Logística (Assessoria de Planejamento do CT)
Responsável:	Lindalva Regina da Nóbrega Vale
Horário de funcionamento:	07h:00min às 16h:00min
Contato:	lindalva@ct.ufpb.br
Telefone:	(83) 3216-7118