LOG006R08 - Solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

I. OBJETIVOObjetivo

Descrever a solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior para os servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior e que necessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

II. PÚBLICOPúblico-alvo

ALVO 

Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

III. LEGISLAÇÃOLegislação

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.

IV. DOCUMENTAÇÃODocumentação NECESSÁRIAnecessária PARApara SOLICITAÇÃOSolicitação DEde PAGAMENTOPagamento Ee PRESTAÇÃOPrestação DEde CONTAScontas DEde PAGAMENTOpagamento DEde TAXAStaxas DEde INSCRIÇÃOInscrição EMem EVENTOSeventos NOno EXTERIORexterior 

Solicitação para servidores ou discentes:

• Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.

• Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)

• Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento

• Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível

• Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.

• Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)

• Folder do evento

ATENÇÃOAs |assinaturas ASdos ASSINATURASdocumentos DOSsolicitado DOCUMENTOSpoderão SOLICITADOSser PODERÃOem SERformato EMdigital FORMATOe DIGITALdevem Eser DEVEMrecolhidas SERno RECOLHIDASmomento NOde MOMENTOabertura DEdo ABERTURAprocesso DOadministrativo, PROCESSOsendo ADMINISTRATIVO,imprescindível SENDOincluir IMPRESCINDÍVELa INCLUIRindicação Ada INDICAÇÃOcélula DAorçamentária CÉLULAresponsável ORÇAMENTÁRIApelo RESPONSÁVELpagamento PELOda PAGAMENTO DA DESPESA.despesa.

Prestação de contas:

 

ATENÇÃOApós |retornar APÓSdo RETORNARevento, DOo EVENTO,solicitante Odeverá SOLICITANTEencaminhar DEVERÁao ENCAMINHARsetor AOde SETORlogística DEo LOGÍSTICAcomprovante Ode COMPROVANTEparticipação DEou PARTICIPAÇÃOde OUpublicação DEdo PUBLICAÇÃOtrabalho DOpara TRABALHOque PARAseja QUEencerrado SEJAo ENCERRADOprocesso. OCaso PROCESSO.contrário, CASOficará CONTRÁRIO,impossibilitado FICARÁde IMPOSSIBILITADOrequerer DEuma REQUERERnova UMAinscrição NOVAno INSCRIÇÃOfuturo, NOalém FUTURO,de ALÉMdevolver DEo DEVOLVERvalor Ode VALORinscrição DAao INSCRIÇÃO AO ERÁRIO.erário.

V. DESCRIÇÃODescrição DOdo PROCESSOProcesso

1. Preparar documentação para submissão (Servidor ou discente): Consultar Nota de Rodapé (1)

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

4. Informar decisão ao solicitante

Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

5. Fim: Consultar Nota de Rodapé (2)

 

VI. Fluxograma

VI. FLUXOGRAMA

VII. NOTANota DEde RODAPÉRodapé

(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada apresentada no "item IV" e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior: 

• No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.

• As solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria de Comércio Exterior com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.

• Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

• A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.

• O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.

• A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula Siape do Proposto, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.

(2)

 O requerente pode receber questionário para avaliar sua satisfação com o atendimento da  pesquisa de satisfação.

VIII. EXPEDIENTE

Elaborado por:	Camila Florentino Serapião
Data de Elaboração:	06/08/2021
Código do procedimento:	LOG006R07LOG006R08
Número da revisão:	0708
Setor:	Logística (Assessoria de Planejamento do CT)
Responsável	Lindalva Regina da Nóbrega Vale
Contato:	lindalva@ct.ufpb.br
Telefone:	(83) 3216-7118
Abrir solicitação:	Solicitar Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos no Exterior