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LOG006R08 - Solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

I. Objetivo

Descrever a solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior para os servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior e que necessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

II. Público-alvo

Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.


III. Legislação

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.


IV. Documentação necessária para Solicitação de Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxas de Inscrição em eventos no exterior 

Solicitação para servidores ou discentes:

  • Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.

  • Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)

  • Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento

  • Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível

  • Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.

  • Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)

  • Folder do evento

As assinaturas dos documentos solicitado poderão ser em formato digital e devem ser recolhidas no momento de abertura do processo administrativo, sendo imprescindível incluir a indicação da célula orçamentária responsável pelo pagamento da despesa.

Prestação de contas:

 

Após retornar do evento, o solicitante deverá encaminhar ao setor de logística o comprovante de participação ou de publicação do trabalho para que seja encerrado o processo. Caso contrário, ficará impossibilitado de requerer uma nova inscrição no futuro, além de devolver o valor de inscrição ao erário.


V. Descrição do Processo

1. Preparar documentação para submissão (Servidor ou discente): Consultar Nota de Rodapé (1)

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

4. Informar decisão ao solicitante

Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

5. Fim 


VI. Fluxograma



VII. Nota de Rodapé

(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada apresentada no "item IV" e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior: 

  • No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.

  • As solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria de Comércio Exterior com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.

  • Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

  • A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.

  • O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.

  • A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula Siape do Proposto, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.


VIII. Expediente

Elaborado por:

Camila Florentino Serapião

Data de Elaboração:

06/08/2021

Código do procedimento:

LOG006R08

Número da revisão:

08

Setor:

Logística (Assessoria de Planejamento do CT)

Responsável

Lindalva Regina da Nóbrega Vale

Contato:

lindalva@ct.ufpb.br

Telefone:

(83) 3216-7118

Abrir solicitação:

Solicitar Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos no Exterior


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