LOG006R08 - Solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior
I. Objetivo
Descrever a solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior para os servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior e que necessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.
II. Público-alvo
Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.
III. Legislação
A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.
IV. Documentação necessária para Solicitação de Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxas de Inscrição em eventos no exterior
Solicitação para servidores ou discentes:
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Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.
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Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)
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Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento
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Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível
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Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.
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Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)
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Folder do evento
As assinaturas dos documentos solicitado poderão ser em formato digital e devem ser recolhidas no momento de abertura do processo administrativo, sendo imprescindível incluir a indicação da célula orçamentária responsável pelo pagamento da despesa.
Prestação de contas:
Após retornar do evento, o solicitante deverá encaminhar ao setor de logística o comprovante de participação ou de publicação do trabalho para que seja encerrado o processo. Caso contrário, ficará impossibilitado de requerer uma nova inscrição no futuro, além de devolver o valor de inscrição ao erário.
V. Descrição do Processo
1. Preparar documentação para submissão (Servidor ou discente): Consultar Nota de Rodapé (1)
2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00
3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística
4. Informar decisão ao solicitante
Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.
Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação
Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada
5. Fim:Fim Consultar Nota de Rodapé (2)
VI. Fluxograma
VII. Nota de Rodapé
(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada apresentada no "item IV" e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior:
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No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.
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As solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria de Comércio Exterior com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.
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Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.
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A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.
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O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.
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A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula Siape do Proposto, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.
VIII. EXPEDIENTEExpediente
Elaborado por: |
Camila Florentino Serapião |
Data de Elaboração: |
06/08/2021 |
Código do procedimento: |
LOG006R08 |
Número da revisão: |
08 |
Setor: |
Logística (Assessoria de Planejamento do CT) |
Responsável |
Lindalva Regina da Nóbrega Vale |
Contato: |
lindalva@ct.ufpb.br |
Telefone: |
(83) 3216-7118 |
Abrir solicitação: |
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