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LOG006 - Solicitação de Pagamento e Prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

I. Objetivo

Descrever a solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior 

II. Público-alvo

Servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior


III. Legislação

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.


IV. Documentação necessária para Solicitação de Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxas de Inscrição em eventos no exterior 

Solicitação para servidores ou discentes:

  • Formulário de Solicitação de Taxa de Inscrição em Eventos no Exterior (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.

  • Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)

  • Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento

  • Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível

  • Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.

  • Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)

  • Folder do evento

As assinaturas dos documentos solicitado poderão ser em formato digital e devem ser recolhidas no momento de abertura do processo administrativo, sendo imprescindível incluir a indicação da célula orçamentária responsável pelo pagamento da despesa.

Prestação de contas:

 

Após retornar do evento, o solicitante deverá encaminhar ao setor de logística o comprovante de participação ou de publicação do trabalho para que seja encerrado o processo. Caso contrário, ficará impossibilitado de requerer uma nova inscrição no futuro, além de devolver o valor de inscrição ao erário.


V. Descrição do Processo

1. Preparar documentação para submissão: Consultar Nota de Rodapé (1)

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

4. Informar decisão ao solicitante

  • Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Informar ao requisitante e Arquivar a solicitação

  • Recusada: Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

  •  

    Aprovada com restrições: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

 

5. Fim

VI. Fluxograma



VII. Nota de Rodapé

(1) O solicitante deve submeter documentação solicitada apresentada no "item IV" e atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior: 

  • No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.

  • As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de Logística com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.

  • Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

  • A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.

  • O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.


VIII. Expediente

Elaborado por:

Camila Florentino Serapião

Data de Elaboração:

06/08/2021

Data da Revisão:

06/09/2022

Código do procedimento:

LOG006

Número da revisão:

00

Setor:

Logística (Assessoria de Planejamento do CT)

Responsável:

Lindalva Regina da Nóbrega Vale

Horário de funcionamento:

07h:00min às 16h:00min

Contato:

lindalva@ct.ufpb.br

Telefone:

(83) 3216-7118

Abrir solicitação:

Solicitar Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos no Exterior


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