LOG006R05 - Solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

OBJETIVO

Descrever a solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas em inscrição em eventos no exterior para os servidores que necessitem solicitar pagamento e/ou prestar contas sobre as taxas de inscrição em eventos no exterior que necessitem de apoio econômico e logístico para realização de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

PÚBLICO ALVO

Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

LEGISLAÇÃO

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.

DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE PAGAMENTO DE TAXAS DE INSCRIÇÕES EM EVENTOS NO PAÍS

Solicitação para servidores ou discentes:

Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.
Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)
Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento
Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível
Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.
Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)
Folder do evento

ATENÇÃO | AS ASSINATURAS PODERÃO SER EM FORMATO DIGITAL, COLHIDAS NO MOMENTO DE ABERTURA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO, SENDO IMPRESCINDÍVEL INCLUIR A INDICAÇÃO DA CÉLULA ORÇAMENTÁRIA RESPONSÁVEL PELO PAGAMENTO DA DESPESA.

Prestação de contas:

ATENÇÃO | APÓS RETORNAR DO EVENTO, O SOLICITANTE DEVERÁ ENCAMINHAR AO SETOR DE LOGÍSTICA O COMPROVANTE DE PARTICIPAÇÃO OU DE PUBLICAÇÃO DO TRABALHO PARA QUE SEJA ENCERRADO O PROCESSO. CASO CONTRÁRIO, FICARÁ IMPOSSIBILITADO DE REQUERER UMA NOVA INSCRIÇÃO NO FUTURO, ALÉM DE DEVOLVER O VALOR DA INSCRIÇÃO AO ERÁRIO.

DESCRIÇÃO DO PROCESSO

1. Preparar documentação para submissão, seja para servidor ou discente

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

Aprovada: partirCadastrar dossolicitação seguintesou critériosprestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Realizar pesquisa de satisfação junto ao requerente; Solicitar correções das inadequações; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

1. Preparar documentação para submissão

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

FLUXOGRAMA

NOTA DE RODAPÉ

(1) O solicitante deve atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento de taxa de inscrição em evento no País

No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.
As solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria de Comércio Exterior com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.
Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.
A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.
O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.
A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula Siape do Proposto, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.

5. Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Realizar pesquisa de satisfação junto ao requerente; Solicitar correções das inadequações; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

6. Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

7. Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

1. Preparar documentação para submissão

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

~~FLUXOGRAMA~~

~~NOTA DE RODAPÉ~~

~~(1) O solicitante deve atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento de taxa de inscrição em evento no País~~

No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.

As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de logística com antecedência mínima de 10 (dez) dias da realização do evento

Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.

O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a participação do servidor no evento, salvo exceções devidamente justificadas. A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula siape do participante, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.

(2) O requerente pode receber questionário para avaliar sua satisfação com o atendimento da pesquisa de satisfação.

EXPEDIENTE

Elaborado por:	Camila Florentino Serapião
Data de Elaboração:	06/08/2021
Código do procedimento:	LOG006R05
Número da revisão:	05
Setor:	Logística (Assessoria de Planejamento do CT)
Responsável	Lindalva Regina da Nóbrega Vale
Contato:	lindalva@ct.ufpb.br
Telefone:	(83) 3216-7118
Abrir solicitação:	Solicitar Pagamento e Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos no Exterior

LOG006R05 - Solicitação de Pagamento e prestação de contas de taxa de Inscrição em Eventos no Exterior

Servidores que necessitem de apoio econômico e logístico para execução de atividades extraclasses, complementares, dentre outros assuntos.

A solicitação de pagamento e prestação de contas de taxas de inscrição em eventos no exterior deve ser realizada de acordo com a Instrução Normativa 02/2021 da PRA/UFPB no que diz respeito a normatização para taxas de inscrição, requisições de serviços e anuidades.

Solicitação para servidores ou discentes:

Formulário de Solicitação de pagamento de taxa de inscrição em Eventos Nacionais (doc) devidamente preenchido e assinado pelo interessado e diretor de centro.

Declaração de vínculo com a UFPB (atestado de matrícula ou afins)

Carta de aceite ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento

Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível

Invoice: deverá especificar no documento o título do trabalho a ser publicado (quando houver), além do nome do evento e a Classificação Qualis.

Informações bancárias, nome do beneficiário no exterior (instituição promotora do evento)

Folder do evento

Prestação de contas:

1. Preparar documentação para submissão, seja para servidor ou discente

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

1. Preparar documentação para submissão

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

(1) O solicitante deve atentar-se as informações necessárias para solicitação de Pagamento de taxa de inscrição em evento no País

No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.

As solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria de Comércio Exterior com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento.

Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.

O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a publicação do artigo/trabalho no evento, salvo exceções devidamente justificadas.

A Nota Fiscal/Recibo/Fatura deverá ser emitida pela instituição promovente em favor da Universidade Federal da Paraíba, devidamente atestada, contendo assinatura, data e matrícula Siape do Proposto, juntamente com o processo que deu origem à solicitação.

6. Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

7. Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

1. Preparar documentação para submissão

2. Realizar solicitação ao setor de Logística | Manual de Procedimento SOL001R00

3. Avaliação da documentação pelo setor de Logística

Aprovada: Cadastrar solicitação ou prestação de contas no SIPAC e enviar processo gerado à PRA/UFPB; Retornar ao solicitante as informações da solicitação; Realizar acompanhamento do status da solicitação; Arquivar solicitação e informar ao requisitante.

Recusada: O requisitante não atendeu aos requisitos da solicitação; Informar ao solicitante o motivo do indeferimento da solicitação

Corrigir: Solicitar documentação complementar ou correções; Submeter documentação complementar solicitada

No caso de preenchimento incompleto do formulário, o mesmo será devolvido para as complementações necessárias.

As solicitações deverão ser encaminhadas ao setor de logística com antecedência mínima de 10 (dez) dias da realização do evento

Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário para que providenciem a confirmação da inscrição na instituição promovente.