PLAN05R01 - Sistema Planeja CT - Cadastro e Acompanhamento das Atividades

I. Objetivo

Orientar o cadastro e a atualização das atividades (pacotes de trabalho) de um projeto no Planeja CT, com prazos, progresso, orçamento e dependências entre atividades registrados de forma padronizada.

II. Público-Alvo

Direção e Vice-Direção do CT, Assessorias do CT, chefes de departamento, coordenadores de cursos de graduação e de programas de pós-graduação, coordenadores de laboratório e gestores dos setores administrativos do CT.

III. Acesso ao Sistema

O Planeja CT fica em https://planeja.ct.ufpb.br. O login e a senha são fornecidos pelo Setor de Informática do CT. Quem ainda não tem acesso deve abrir um chamado para a Informática no Atendimento CT – Informática.

IV. Referências

• Carta-programa Avançar CT – Plano de Gestão 2025-2028 (PDF): três eixos (Gestão Acadêmica, Gestão Administrativa e Gestão de Infraestrutura), doze linhas estratégicas e as ações estratégicas que aparecem nos campos Eixo, Linha e Ação Estratégica do Planeja CT.
• PDI UFPB 2024-2028 (página da PROPLAN): quatro perspectivas e dezessete objetivos estratégicos, que aparecem nos campos Perspectiva e Objetivo Estratégico do PDI da UFPB.

O cadastro do projeto, que antecede este tutorial, está em PLAN02R02 - Cadastro de Novo Projeto.

V. O que ter em mãos

1. A lista de atividades do projeto, cada uma com verbo e objeto (ex.: "Levantar…", "Elaborar…", "Implantar…").
2. O responsável, as datas de início e de conclusão e o orçamento de cada atividade, quando houver.
3. A ordem em que as atividades dependem umas das outras.

VI. Passo a passo

1. Abra o projeto pelo seletor no topo do menu lateral (clique no nome do projeto e digite parte do nome para buscar) ou pelo menu Projetos.

2. No menu lateral, clique em Pacotes de trabalho. Para criar uma atividade, clique em + Criar e escolha Tarefa. Use Marco para uma entrega pontual, como um evento ou uma data-limite. Também é possível clicar em + Criar novo pacote de trabalho, no fim da lista, e preencher direto na linha.

3. No formulário Novo TAREFA, escreva o assunto (verbo e objeto) e uma descrição de uma ou duas frases. Mais abaixo, indique o Responsável e o Orçamento (R$), quando houver.

4. Clique no campo Data para abrir o calendário. Escolha a Data de início, clique em Data de conclusão e escolha o dia final; a Duração é calculada sozinha, em dias úteis. Clique em Salvar no calendário e, depois, em Salvar no formulário.

5. As atividades aparecem na lista com ID, assunto, tipo, datas, % de conclusão, duração e orçamento. Para alterar um valor, clique na célula. Para abrir uma atividade, clique no seu ID.

6. Atualize a situação de cada atividade no botão de status, no topo da atividade, e o campo % de conclusão, em Detalhes, seguindo a regra abaixo.

7. Na parte de baixo da atividade ficam as abas Atividade (comentários e histórico; digite @ para avisar uma pessoa), Arquivos, Relações, Reuniões e Observadores.

VI.1 Encadear atividades (dependências)

Quando uma atividade só pode começar depois que outra terminar, registre a dependência. Assim o cronograma se ajusta sozinho quando a atividade anterior atrasa ou adianta.

8. Abra a atividade que vem antes, vá à aba Relações e clique em + Relação. Escolha Sucessor (depois) para indicar a atividade que vem em seguida, ou Anterior (antes), se estiver na atividade que vem depois.

9. Digite parte do nome ou o número da outra atividade e escolha-a na lista. Confira o nome do projeto abaixo do assunto, porque a busca mostra atividades de todos os projetos. Se precisar de folga entre as duas, informe o Atraso em dias úteis. Clique em Adicionar.

10. A relação aparece na aba. A atividade sucessora passa a ter agendamento automático: ela começa no dia útil seguinte ao término da anterior e mantém a sua duração. No exemplo, "Redigir os tutoriais" foi movida para começar logo após "Levantar as telas".

11. No menu Gráficos de Gantt, as dependências aparecem como setas entre as barras, e o ícone de calendário antes da data indica agendamento automático. Clicando com o botão direito sobre uma barra, também é possível Adicionar antecessor ou Adicionar sucessor.

12. Quando todas as atividades estiverem concluídas, mude o status do projeto para Finalizado na Visão geral (PLAN02, passo 9).

VII. Fluxograma

VIII. Nota de Rodapé

• Mantenha de 3 a 8 atividades por projeto e evite atividades-pai. O painel de acompanhamento calcula o percentual do projeto pela média simples das atividades.
• Uma data de conclusão em sábado, domingo ou feriado é empurrada para o dia útil seguinte.
• Para desfazer o encadeamento, abra a aba Relações, clique nos três pontos da relação e remova-a; para voltar a escolher as datas livremente, abra o calendário e marque Manual.
• Atualize o status e o % de conclusão das atividades sempre que houver avanço, para que o painel do CT mostre a situação real.

IX. Expediente